Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Ansøgningsfristen for jobannoncen er overskredet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Sekretær til Fakultetssekretariatet, Health 966418

Aarhus Universitet

Aarhus, Østjylland

Indrykket
08-03-2018
Kontakt
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000
Aarhus C
Danmark
Praktisk information
Oprettet
08-03-2018
Udløber
03-04-2018
Kviknummer
LJA-57432490
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration

Vil du arbejde tæt på beslutningsprocesserne og bidrage til den daglige sekretariatsbetjening på det sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, på Aarhus Universitet? Så er det dig, vi har brug for.

 

Om stillingen

Som sekretær i fakultetssekretariatet vil du i samarbejde med resten af fakultetssekretariatet skulle varetage den daglige sekretariatsbetjening af fakultetet, hvor det er afgørende, at opgaverne bliver løst både hurtigt og med høj kvalitet. Du vil skulle arbejde med generel sekretariatsarbejde, ligesom du også vil skulle bistå dine kolleger i fakultetssekretariatet i tilrettelæggelsen af møder, hjælp i det daglige m.v.

 

Du bliver en vigtig brik i at få det daglige arbejde i sekretariatet til at fungere, og du tager et aktivt medansvar for sekretariatets liv og arbejdsglæde.

 

Dine opgaver vil blandt andet bestå i

 

  • hjælp til afvikling af arrangementer, der planlægges af sekretariatet, eksempelvis afholdelse af workshops eller symposier

  • planlægge og sikre afviklingen af professortiltrædelser på Health

  • planlægge og afvikle jubilararrangementer på Health

  • superbruger på fakultetets digitale mødedagsordenssystem, herunder oprettelse af møder og lave faste punkter til dagsordner på fakultetsniveau

  • håndtering af post, elektronisk post og andre generelle henvendelser til fakultetet

  • bistå dine kolleger i sekretariatet med layout på power-points og korrekturlæsning på både dansk og engelsk efter behov

  • mindre indkøb samt fakturabehandling for sekretariatet

  • varetage sekretariatsfunktion for sekretariatets interne møder og varetage opgaver som sekretær for enheden

  • sammen med resten af sekretariatet varetage praktiske opgaver i forbindelse med mødeafvikling

  • bistå administrationschefen i det omfang, der er behov for dette

  • arkivering og journalisering af sager

  • backup på opgaver, der varetages af dekanens sekretær.

 

 

Vi kan tilbyde en travl, spændende og fagligt udviklende hverdag, hvor du er en del af et dynamisk og velfungerende sekretariat, der sætter et godt arbejdsklima, holdånd og samarbejde på tværs af faglighed højt.

Sekretariatet kan til tider være underlagt mange snævre deadlines, opgaver, der skal løses hurtigt, ligesom der vil være møder efter kl. 16.00. Det er vigtigt, at du kan indgå i den type arbejdsrelation og udvise en høj grad af fleksibilitet og konduite i en given situation.

 

Vi forestiller os, at du

 

  • har en relevant kontoruddannelse og gerne erfaring som chefsekretær eller lignende - gerne med erfaring inden for den øverste ledelse i en organisation

  • er god til planlægning, styring og koordinering med blik for både detaljen og helheden

  • er ansvarsfuld, selvstændig og robust

  • er en erfaren IT-bruger med interesse og flair for brug af IT-systemer

  • er initiativrig samt handlings- og løsningsorienteret

  • har gode samarbejdsevner, er fleksibel og udpræget serviceorienteret

  • har mod på at arbejde i et dynamisk arbejdsmiljø med korte frister

  • kan formulere dig klart og præcist i både skrift og tale både på dansk og engelsk

  • er en positiv person, der vil bidrage til at fastholde et godt arbejdsmiljø i sekretariatet og sammen med dine kolleger i fakultetssekretariatet opretholde en høj kvalitet og professionalisme i opgaveløsningen i Healths sekretariat.

 

 

Stillingen er en fast stilling med en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på 37 timer. Der er flextid. Ansættelse pr. 1. maj eller hurtigst muligt derefter.

 

Spørgsmål og ansøgning

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte dekansekretær Marianne Vonsild på 93508864 eller sekretariatschef Nete Ramlau-Hansen på 20999059.

 

Samtaler forventes afholdt i uge 15.

 

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og den relevante origanisation samt fællesoverenskomst.

 

Ansøgningen skal vedlægges CV og angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser). Anbefalinger/referencer kan uploades særskilt.

 

Ansøgninger, der indsendes på anden vis end via nedenstående online ansøgningsformular eller som modtages senere end ansøgningsfristen, vil ikke blive taget i betragtning.

 

Vejledning for ansøgere samt vejledning i udfyldelse af ansøgningsformular kan ses her (https://signatur.frontlab.com/AarhusUniversitet/Jobs/WebAdFile.aspx?Id=aa6cd18dce234ed5b14b5edb246a0c64.pdf" tabindex="-1).

 

Alle interesserede uanset personlig baggrund opfordres til at søge.

 

Ansøgningsfrist

Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest: 03.04.2018

Ansøg nu
Kontakt
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000
Aarhus C
Danmark
Praktisk information
Oprettet
08-03-2018
Udløber
03-04-2018
Kviknummer
LJA-57432490
Jobtype
Fuldtid
Arbejdsområde
Administration
Beliggenhed
Beregn rute-/rejseplan